Ces dernières années le nombre d’offres de messagerie professionnelle a grandement augmenté chacune possédant ses avantages et inconvénients. Il n’est pas évident de choisir entre une messagerie professionnelle sur serveur en interne ou un service mail Cloud type Exchange online avec Office 365. Voici donc quelques points de comparaison pour choisir la meilleure offre de messagerie pour votre entreprise !
Une messagerie professionnelle Exchange Cloud ou On-premise ?
Pour choisir le meilleur service de messagerie possible pour votre entreprise, évaluer ses besoins est une première étape essentielle. Le choix de votre messagerie professionnelle dépendra à la fois de votre situation actuelle et des évolutions possibles. En effet si votre entreprise possède déjà sa propre messagerie « on-premise » (sur serveur hébergé en interne) alors vous n’aurez pas les même besoins qu’une entreprise qui souhaite créer sa première messagerie d’entreprise.
Il est donc dans un premier nécessaire de cerner les besoins spécifiques à votre entreprise :
- Volume d’utilisateurs
- Nombre de sites qui composent votre entreprise
- Exigences réglementaires spécifiques à votre secteur : archivage légale, durée minimum de rétention des données ou autres.
- Niveaux de sécurité nécessaires (authentification forte, protection contre la fuite de données,…)
Ensuite il vous sera nécessaire de déterminer les besoins de vos utilisateurs en termes de fonctionnalités et d’accessibilité :
- Mobilité des collaborateurs : doivent-ils accéder à leurs messageries en dehors des lieux de travail ? Utilisent-ils des appareils personnels ?
- Nécessité d’avoir une boite d’archivage pour leurs anciens mails ?
- Interconnexion avec d’autres outils ? Par exemple, Skype Entreprise permet une interconnexion avec les services de messagerie Exchange permettant d’accéder à des fiches d’informations sur les contacts.
Afin de comprendre les avantages et inconvénients de 2 types d’offres de messagerie professionnelle, nous avons comparé les versions Hosted Exchange 2016 et Exchange online Office 365 de Microsoft. Ces deux types de messagerie sont basés sur la même solution technique : Microsoft Exchange, mais possèdent chacune leurs forces et faiblesses.
Hosted Exchange dédié ou mutualisé
Le nom du service mail de Microsoft « Exchange 2016 » est eu connu du grand public car il concerne surtout la partie technique de la messagerie professionnelle. Une messagerie Exchange se présente pour l’utilisateur via le client de messagerie Outlook. Le service Exchange existe depuis les débuts de Microsoft dans les serveurs de messagerie professionnelle. Tout comme les versions de sa suite Office, la version serveur Exchange évolue d’années en années. Exchange 2016 est un service de messagerie qui convient aux entreprises de toutes tailles car son utilisation est très modulable en fonction des besoins de l’entreprise.
Lorsque vous sélectionnez une offre Exchange, vous avez le choix entre un hébergement dédié ou mutualisé :
- La première option, une messagerie Exchange dédiée, vous permet de bénéficier d’un serveur de messagerie Exchange exclusivement utilisé pour votre entreprise. Cette première offre vous permet donc de bénéficier d’une plus grande disponibilité et performance du service de messagerie mais à un coût supérieur bien entendu.
- La seconde option, une messagerie Exchange mutualisée, vous permet de réduire votre coût de messagerie d’entreprise en étant hébergé avec plusieurs entreprises sur le même serveur. Chaque messagerie est bien évidemment totalement isolée et l’utilisation de l’une n’impacte pas que l’autre. Mais le partage des ressources serveur fait que la disponibilité de votre messagerie peut être impacté en cas de pics d’utilisation.
Les offres Exchange Cloud vous permettent de profiter d’une messagerie Exchange externalisée chez votre fournisseur et ne plus avoir à vous en soucier. L’avantage de la solution Hosted Exchange est donc sa haute disponibilité en mode Cloud, c’est-à-dire en accès à distance. Peu importe le périphérique sur lequel vous vous connectez, vous aurez toujours accès à tous vos mails et fichiers professionnels. Concernant la configuration Exchange et le paramétrage, votre prestataire s’occupe de tout. Vous pouvez donc diminuer largement votre cout de messagerie professionnelle en externalisant totalement toutes vos boites mails.
Cela permet notamment de ne plus avoir de personnel dédié à la simple gestion de cette problématique. Mais aussi de ne plus avoir à posséder le matériel nécessaire (infrastructure Exchange, bande passante dédiée…) en entreprise et de devoir le faire évoluer ! De plus le modèle de tarification mensuelle pour votremessagerie Exchange permet de réduire considérablement les coûts et de changer de prestataire si le service ne vous convient pas.
Les avantages d’une messagerie Hosted Exchange
Les offres Hosted Exchange vous proposent le même service de messagerie mail qu’avec une offre Office 365 Entreprise mais avec quelques caractéristiques supplémentaires. Ces 2 services Cloud basent leur messagerie sur des serveurs Exchange 2016.
Hosted Exchange vous offre la possibilité de définir une messagerie professionnelle Exchangeplus personnalisé pour votre entreprise. Une fois votre environnement mail Exchange mis en place, il vous appartient totalement et vous pouvez donc le faire évoluer comme vous le souhaitez.
En termes de personnalisation Hosted Exchange présente plusieurs avantages par rapport à Office 365 :
- Capacité de stockage des boites mails personnalisable (infinie selon vos besoins)
- Archivage paramétrable (durée, volume)
- Interconnexion des applications tierces plus poussée
- Fonctionnalités de sécurité et protection avancées
Office 365 Exchange online : profiter des mises à jour !
Si votre entreprise possède un besoin de changement permanent et ne cesse de faire évoluer les usages de ses collaborateurs, alors Office 365 est fait pour vous. Office 365 professionnel comprend une messagerie professionnelle « Exchange Online » qui fonctionne sensiblement de la même manière qu’une offre Hosted Exchange. Cependant en passant par Office 365, vos données sont hébergées directement sur les datacenters de Microsoft en dehors de l’Union Européenne pour la plupart.
Les applications Microsoft Office 365
Dans les offres Office 365, Exchange online est un produit parmi d’autres. En plus de la fameuse suite bureautique O365 comprenant les célèbres Excel, Word ou encore Powerpoint ; différentes applications de collaboration viennent enrichir l’offre Office 365 en fonction de l’offre choisie. Microsoft a développé tout un ensemble de logicielsprofessionnels sur 3 plans : collaboration et partage, sécurité des données et Business Intelligence (analyse des données).
Les offres Office 365 se découpent ainsi en 3 grandes familles :
- O365 Exchange Online : Un service de messagerie professionnelle Exchange basique avec un volume plus ou moins gros de stockage et des intégrations avec votre réseau professionnel.
- Office 365 Business &ProPlus : Comprenant toutes les applications bureautiques Microsoft Office et de collaboration tels queMicrosoft Teams la nouvelle plateforme collaborative ou encore la téléphonie Skype Entreprise
- Office 365 Entreprise : Ces offres vont des principaux services de collaboration professionnels (mail, stockage, messagerie, réunions…) jusqu’à une suite complète de fonctionnalités de collaboration et services de sécurité avancés (Protection avancée contre les malwares et spam notamment).
Une boite mail Exchange à jour
Le modèle d’abonnement mensuel développé par Microsoft pour Office 365 vous permet désormais de bénéficier de tous les logiciels Office à jour. Pour les familiers de la suite Adobe Creative Cloud (Adobe CC), le fonctionnement est similaire. Une fois votre compte Office 365 activé sur vos périphériques, celui-ci vérifie tous les jours si des nouveautés sont à disposition et les installe automatiquement (selon vos paramètres). Toutes les nouveautés de fonctionnalités ou autres sont installées sans aucune perturbation avec l’utilisation de votre boite mail Exchange.
Une migration Exchange transparente
Pour de nombreuses sociétés, une migration vers Exchange peut être vu comme un gros chantier. Aujourd’hui une migration de messagerie professionnelle est beaucoup plus simple grâce aux nombreux outils et compétences à disposition.
Certaines offres de migration vous permettent de transférer rapidement toutes les données de messagerie (contacts, calendriers, fichiers joints, messages…) sans perte de données et sans aucune coupure !
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