Le reporting professionnel avec Microsoft Excel

Le reporting est un compte-rendu des activités d’une entreprise ou d’une organisation. En tant que tel, il est un élément important dans l’organisation des tâches et dans l’atteinte des objectifs.

Le reporting professionnel est imprégné par l’aspiration de l’entreprise à la précision des données communiquées par le compte-rendu. La manière même dont les données sont présentées contribue grandement à la clarté des avancées de la production de l’entreprise.

Dans le monde professionnel, Microsoft Excel s’impose tout naturellement.

L’essentiel du reporting professionnel

Le reporting est un avant tout un rapport d’activités. Le rapport peut être l’œuvre d’une fonction, d’une équipe ou d’un département ou d’un collège de décisionnaires…

La finalité première du rapport est de retracer de façon précise les résultats de l’entreprise. En d’autres mots, le reporting professionnel est un véritable bilan professionnel qui se base généralement sur des chiffres.

Ce travail permet en particulier à la hiérarchie, mais aussi aux actionnaires, d’appréhender la productivité de l’entreprise. En cas de baisse de production par rapport à une période antérieure, des mesures adéquates sont prises (baisse de la prime de performance pour une équipe devenue moins productive par exemple).

Par ailleurs, le reporting est le socle de la prospection. Notamment quand il renvoie à un bilan financier, le reporting est un outil important pour établir des comptes prévisionnels à court ou à moyen terme. Cette prospection peut dans certains cas encourager une entreprise à envisager des perspectives nouvelles. D’un autre côté, la prospection sur la base du reporting oblige chaque acteur à maintenir une cadence ascendante.

L’apport du reporting Excel

Sous la forme d’un tableau, Microsoft Excel est sans doute l’outil de reporting par excellence. Les lignes et les colonnes sont d’ailleurs conçues pour favoriser l’organisation des données qui font l’objet d’un rapport.

Le tableau Excel est surtout pratique pour retracer l’évolution de la productivité d’une équipe ou de l’entreprise en général. Il est facile à manipuler ; d’autant plus qu’on peut jouer avec les couleurs pour différencier des cases, ou bien pour créer des catégories de cases. Un responsable peut, grâce aux couleurs, appréhender ne serait-ce que sommairement la situation et l’évolution de la productivité par une simple lecture diagonale du Reporting Excel. Dans ce cas, un code ou une légende de couleurs est à fixer préalablement.

Par ailleurs, pour une seule fenêtre Excel, on peut se servir de nombreuses feuilles. Celles-ci peuvent être renommées. Grâce aux feuilles Excel, on peut enregistrer dans une seule fenêtre des données qui ne doivent ni s’éparpiller ni être confondues. Pour un responsable à la tête d’un département subdivisé entre plusieurs équipes, l’usage des feuilles s’avère très pratique. Dans ce cas, une feuille correspondrait à la productivité de chaque équipe.

En résumé, Microsoft Excel est un logiciel facile à prendre en main. Il contribue grandement à une bonne organisation de l’entreprise, entre autres par le suivi de production.