Faire appel à un specialiste pour la rédaction du cahier des charges

Les informations formulées dans le cahier des charges servent de base à la réalisation d’un projet par le prestataire. L’expérience montre qu’une rectification tardive du contenu rend la réalisation du projet complexe et plus coûteux. Un cahier des charges fonctionnel est censé expliciter sans ambigüité le besoin du demandeur, les contraintes auxquelles doit s’attendre le prestataire…

La quasi irréversibilité des informations fournies au prestataire

Ce n’est jamais évident pour les prestataires de cerner les besoins de leurs clients. Et une rectification ultérieure du contenu du cahier des charges vient compliquer la réalisation des tâches. Celles-ci deviennent plus complexes et prennent plus de temps que prévu. Du côté du maître d’ouvrage, on évoque souvent que l’objet de la rectification était « évident » mais l’expérience démontre que rien n’est jamais évident. Dans le domaine de la communication et du web particulièrement, les imprécisions peuvent causer des préjudices non-négligeables. La rédaction par un professionnel aguerri d’un cahier des charges site Internet est importante pour pérenniser la coopération mais aussi pour éviter des pertes de temps et d’argent. On pense notamment à une vitrine ou un site institutionnel qui, à cause des ambigüités, représenterait mal l’entité. Mais on pense également à une boutique en ligne qui devient soit difficile à gérer soit peu susceptible de convertir les clients, mais dans tous cas, ce n’est pas rentable. Il en est de même pour le cahier des charges logiciel. Le prestataire doit toujours être au fait de la situation de votre entreprise. Le prestataire doit savoir qui utiliseront le logiciel à développer et dans le cadre de quelles actions. Le prestataire a besoin de savoir différentes contraintes : les technologies avec lesquelles vous utiliserez le logiciel, l’éventuelle utilisation du logiciel en interdépendance avec d’autres… De toute façon, vous rendez des comptes à des supérieurs qui, eux-mêmes rendent des comptes aux membres du C.A et aux actionnaires. Pourtant dans les faits, il y a des erreurs et des oublis ainsi que des ambigüités dans les rédactions de cahier de charges.

La nature non définitive du cahier des charges

La présentation du cahier des charges à un prestataire ne vaut pas conclusion d’un contrat. Il arrive même dans les faits que le prestataire refuse les contraintes formulées et proposent des alternatives. Il arrive aussi que le cahier des charges soit présenté à plusieurs prestataires pour comparer leurs devis et le rapport qualité/prix. Mais même si la clarté est le mot d’ordre, l’excès de précision n’est pas recommandable. Tout préciser à 5 prestataires, c’est divulguer trop d’informations à l’extérieur. Et puis, c’est également une perte de temps que d’osciller entre différents prestataires pour se faire une idée des devis. Faire appel à un professionnel présente l’avantage de recourir au servir d’une personne sachant très bien cerner les besoins, les interpréter et connaissant les rouages du secteur pour savoir quelles informations inclure dans le cahier des charges et de quelle manière.