Aujourd’hui, la télétransmission s’impose comme le procédé incontournable dans la gestion administrative de tout infirmier libéral. Elle permet à ce dernier un paiement rapide et simple pour ses travaux et services rendus. Concrètement, la télétransmission consiste en l’envoi des Feuilles de Soins Electroniques aux CPAM grâce à un logiciel dédié. Ce nouveau dispositif présente des avantages à la fois pour les infirmiers libéraux et pour les patients. Il offre aux IDEL la possibilité de rationaliser leurs charges de gestion (zéro papier, zéro charges postales, règlement rapide des actes et meilleure gestion du tiers-payant), et permet aux patients de se faire rembourser rapidement par les mutuelles.
Le choix du logiciel
Pour télétransmettre, certaines conditions doivent être respectées. Il s’agit, notamment des règles de la convention obligeant l’émission de feuilles de soins électroniques (FSE) conformément au cahier des charges du GIE SESAM-Vitale. Il faut donc bien choisir son logiciel infirmier libéral de télétransmission. Pour ce faire, plusieurs paramètres doivent être étudiés minutieusement, notamment :
– Nature de l’activité : il existe sur le marché une panoplie de logiciels de télétransmission destinée aux infirmiers libéraux. Généralement, on distingue entre les logiciels de base qui permettent d’assurer les opérations élémentaires (création de FSE et télétransmission), et les logiciels complets qui offrent plus de fonctionnalités pour une meilleure gestion de votre fichier patients.
Notre choix doit donc dépendre de nos attentes et de notre pratique. L’avis des techniciens et des commerciaux des sociétés éditrices de logiciels est à nuancer, dans la mesure où leur vision techniciste ne coïncide pas toujours avec la pratique du professionnel de santé. Quoiqu’il en soit, on recommande de demander à ces éditeurs une démonstration et une simulation réelle à domicile ou au cabinet.
– Exportation des données : il s’agit ici de voir si le logiciel pour infirmier libéral qu’on veut acquérir permet d’exporter les données enregistrées. Cet élément est fondamental pour tout infirmier libéral puisqu’il lui permet de récupérer ses fichiers et ses données enregistrées en cas de changement délibéré ou contraint de son ancien logiciel dans le futur. Il faut donc exiger à ce que cette garantie soit inscrite dans le contrat et de bien préciser que le format d’exportation des données est compatible avec les systèmes d’exploitation usuels. Sinon, on risque de ressaisir manuellement toutes les données enregistrées initialement.
– Hot line : souvent, les sociétés éditrices de logiciels proposent les services de la Hot line pour assister et conseiller leurs clients en cas de panne. Toutefois, la majorité de ces lignes téléphoniques sont domiciliées en province. Par conséquent, le coût des communications peut être conséquent. On recommande alors une inversion du mécanisme ; au lieu d’appeler la société en cas de problème technique de la machine ou du logiciel, on préfère qu’elle nous rappelle après avoir laissé un message indiquant notre numéro de client.
– Service après-vente : compte tenu des problèmes techniques qui peuvent surgir coté logiciel ou coté machine et qui nécessitent souvent une intervention rapide et efficace, le service après-vente est un point fondamental. On préfère donc travailler avec un éditeur ayant un SAV de proximité et un niveau de qualité dans sa réactivité.
– Installation et Formation : en principe, l’éditeur du logiciel assure son installation et le paramétrage de tout l’environnement de travail (machine, lecteur de cartes, connexion au réseau). Une formation à l’utilisation du logiciel est également administrée au profit de l’usager. C’est pourquoi il est préférable de dissocier la phase installation de la phase formation et de bien le préciser dans le cahier des charges. On recommande d’accorder tout le temps nécessaire pour bien manipuler tout le dispositif.
Le fonctionnement du logiciel
Pour pouvoir télétransmettre ses documents, il est nécessaire d’avoir les équipements indispensables. Il s’agit de :
– Ordinateur/tablette ;
– Smartphone ;
– Un logiciel de télétransmission agréé par le Centre National de Dépôt et d’Agrément (CNDA)
– Un lecteur de Carte Vitale SESAM-Vitale agréé
– Une connexion internet
– La carte Professionnelle de Santé (CPS) permettant de signer les FSE et de lire les Cartes Vitale des patients.
– La déclaration obligatoire de votre fichier patient à la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).
Des aides financières existent
Encouragée par les pouvoirs publics, le recours à la télétransmission fait bénéficier les infirmiers libéraux de plusieurs aides financières versées par l’Assurance Maladie. Le versement de ces aides a lieu au mois de mars de chaque année, au titre des FSE réalisées l’année précédente.
On distingue 3 types d’aides financières :
– Une aide à la maintenance : 100 €/ an, à condition d’avoir télétransmis au moins 1 FSE entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année.
– Une aide pérenne à la télétransmission : 300 €, à condition que l’infirmière atteigne un taux de télétransmission en SESAM-Vitale supérieur ou égal à 70 % (taux calculé sur une année civile).
– Une aide à la numérisation et télétransmission des pièces justificatives (SCOR) : 90 €, à condition que 99% des pièces soient conformes.